So fügen Sie eine Signatur in Microsoft Word ein

Mit Microsoft Word können Sie ein Dokument entweder digital oder elektronisch signieren. Auf diese Weise bietet es Ihnen die ultimative Möglichkeit, ein Dokument zu personalisieren, insbesondere Briefe und Verträge. Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Signatur in Microsoft Word einzufügen. Und in diesem Blog werden wir einige davon besprechen!

Möglichkeiten zum Einfügen einer Signatur in Microsoft Word

Wie füge ich eine elektronische Signatur zu MS Word-Dokumenten hinzu?

Viele Menschen ziehen es vor, ihren Word-Dokumenten elektronische Signaturen anstelle von digitalen Signaturen hinzuzufügen. Und Sie haben Glück, wenn Sie Microsoft Word dafür verwenden. Es braucht nur ein paar Klicks und schon kann es losgehen.

Hier sind die Schritte zum Hinzufügen einer elektronischen Signatur zu Ihren Word-Dokumenten:

1. Schreiben Sie Ihre Unterschrift auf ein leeres Blatt Papier.
2. Scannen Sie jetzt Ihre Unterschrift und speichern Sie sie in einem der folgenden Formate: .jpg, .png, .gif, .bmp
3. Klicken Sie dann auf die Registerkarte “Einfügen” und wählen Sie “Bilder”.

4. Klicken Sie auf das Bild, das Ihre Unterschrift enthält, und bearbeiten Sie es mit der Registerkarte Format der Bildwerkzeuge.

5. Wenn Sie mit der Bearbeitung Ihres Bildes fertig sind, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und klicken Sie auf „Als Bild speichern“.
6. Wenn Sie jetzt Ihre elektronische Signatur zu einem beliebigen Dokument hinzufügen möchten, klicken Sie einfach auf „Importieren“ und dann auf „Bilder“, um die gewünschte Bilddatei zu finden. Dann ziehen Sie es einfach per Drag & Drop an die richtige Stelle in Ihrem Dokument.

Wie füge ich einem Word-Dokument eine Signaturzeile hinzu?

Mit Microsoft Word können Sie Ihren Dokumenten auch Signaturzeilen hinzufügen. Dies zeigt Ihnen die Stelle, an der Sie oder der Empfänger das Dokument unterschreiben müssen. Wenn Sie das Word-Dokument drucken möchten, ist das Hinzufügen einer Signatur eine kluge und einfache Möglichkeit, eine Signatur hinzuzufügen.

Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie Ihrem Dokument eine Microsoft Office-Signaturzeile hinzufügen:

1. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Stelle, an der Ihre Signaturzeile platziert werden soll.
2. Klicken Sie auf „Einfügen“ und wählen Sie dann „Unterschriftszeile“ aus dem Dropdown-Menü aus. Das Signatursymbol befindet sich im Allgemeinen im Textabschnitt der Multifunktionsleisten-Menüleiste. Nun erscheint ein Dialogfeld “Signatur-Setup”.

3. Füllen Sie alle Ihre Unterschriftsdaten aus. Sie können hier auch Ihren Namen, Titel und Ihre E-Mail-Adresse angeben. Außerdem können Sie in dieser Phase dem Empfänger Anweisungen geben. Wählen Sie die erforderlichen Optionen aus und drücken Sie anschließend „OK“, um die Signaturzeile einzugeben.
4. Sie werden feststellen, dass dem Word-Dokument eine Signaturzeile mit einem Kreuzsymbol und einer Zeile darunter hinzugefügt wird, die den Personen mitteilt, wo sie unterschreiben sollen.

5. Nun können Sie Ihre Signaturzeile passend im Dokument positionieren.

Wie füge ich meinem MS Word-Dokument eine digitale Signatur hinzu?

Hinweis: Um eine digitale Signatur zu importieren, müssen Sie zunächst ein digitales Zertifikat abrufen und es zum Erstellen Ihrer digitalen Signatur verwenden.

Wenn Sie den Eindruck hatten, dass eine digitale Signatur und eine elektronische Signatur identisch sind, dann haben Sie sich gewaltig geirrt. Digitale Signaturen sind hochsichere und verschlüsselte digitale Signale, die eine spezielle Software und ein digitales Zertifikat erfordern, das sowohl vom Sender als auch vom Empfänger ausgestellt wird. Außerdem muss das Zertifikat von einem ausstellenden Unternehmen erworben werden.

Andererseits ist eine elektronische Signatur einfach eine virtuelle Markierung, die Ihrem Word-Dokument hinzugefügt wird. Meistens ist es ein Bild der Unterschrift oder ein Handtest. Allerdings sind sowohl elektronische als auch digitale Signaturen legal, sicher und durchsetzbar.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihrem Word-Dokument eine digitale Signatur hinzuzufügen:

1. Wie bereits erwähnt, müssen Sie zunächst eine Signaturzeile in das Dokument einfügen. Dafür benötigen Sie ein Sicherheitszertifikat. Wenn Sie keinen haben, fordert Word Sie auf, einen von einem unserer Microsoft-Partner wie Comodo, DocuSign usw. zu erhalten.
2. Alternativ können Sie Ihr digitales Zertifikat auch über das im Installationsordner von Microsoft Office enthaltene Tool „Selfcert“ generieren.

3. Sobald Ihr digitales Zertifikat installiert ist (falls noch nicht geschehen), kehren Sie zu Ihrem Word-Dokument zurück. Doppelklicken Sie nun auf die Signaturzeile.
4. Ein Feld mit der Bezeichnung „Signieren“ wird angezeigt. Sie müssen Ihren Namen eingeben oder auf „Bild auswählen“ klicken, um ein handschriftliches Unterschriftsbild einzugeben.
5. Klicken Sie abschließend auf „Signatur“, um die digitale Signatur in das Microsoft Word-Dokument einzufügen.
6. Sobald die Unterschrift abgeschlossen ist, bestätigt Microsoft Word das Hinzufügen Ihrer Unterschrift.
7. Wenn Sie das Word-Dokument nach dem Signieren bearbeiten, wird Ihre digitale Signatur ungültig. Und Sie müssen es erneut digital signieren.

Wie füge ich eine unsichtbare digitale Signatur in Word hinzu?

Eine unsichtbare digitale Signatur verhindert, dass Ihr Name auf dem Dokument erscheint. Hier sind die Schritte, um Ihrem Dokument eine unsichtbare digitale Signatur hinzuzufügen:

1. Öffnen Sie ein Dokument und klicken Sie dann auf die Registerkarte Datei.
2. Klicken Sie nun auf „Info“ und dann auf „Dokumentenschutz“.
3. Ein Dropdown-Menü wird angezeigt. Klicken Sie auf „Digitale Signatur hinzufügen“.

4. Wählen Sie nun einen „Verpflichtungstyp“ aus, da dieses Dokument erstellt und genehmigt wurde. Klicken Sie dann auf „Signieren“.

5. Jetzt müssen Sie die PIV-Karte in den Kartenleser einführen. Geben Sie dann Ihre Smartcard-PIN ein. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „OK“.
6. Daraufhin wird ein Popup-Fenster zur Unterschriftsbestätigung angezeigt. OK klicken”.

Wie füge ich mehrere digitale Signaturen mithilfe von Signaturzeilen hinzu?

Da viele Dokumente von mehr als einer Person signiert werden müssen, bietet Microsoft Word die Möglichkeit, mehrere digitale Signaturen zuzulassen. Beachten Sie jedoch, dass der erste Genehmiger die Unterschriftszeilen für andere erstellen und das Dokument dann zum Signieren an den zweiten Genehmiger senden muss.

1. Wenn Sie der zweite oder ein anderer Genehmiger sind, öffnen Sie das Dokument, das Sie unterschreiben müssen, und doppelklicken Sie dann auf die Unterschriftszeile, um es zu unterschreiben.
2. Ein Popup-Fenster “Signatur-Setup” wird angezeigt. Geben Sie nun Ihre Daten in die dafür vorgesehenen Textfelder ein und klicken Sie dann auf OK.
3. Doppelklicken Sie erneut auf die Signaturzeile. Jetzt erscheint ein Popup-Signaturfeld und Sie müssen Ihren Namen in das X eingeben.
4. Neben dem Feld „Signiert als“ finden Sie Ihren Namen und Ihr Zertifikat. Wenn nicht, dann können Sie es ändern, indem Sie auf “Ändern” klicken. Klicken Sie dann auf „Signieren“.
5. Ein Feld „Signaturbestätigung“ wird angezeigt, um Ihnen mitzuteilen, dass Microsoft Word Ihre digitale Signatur erfolgreich gespeichert hat. OK klicken”.
6. Jetzt können Sie das digital signierte Dokument an den nächsten Genehmiger in der Reihe senden.

Wie füge ich mehrere unsichtbare digitale Signaturen hinzu?

Da ein Dokument möglicherweise von mehreren Genehmigern signiert werden muss, ermöglicht Ihnen Word, dasselbe mit unsichtbaren digitalen Signaturen zu tun. Verwenden Sie dazu die gleichen Schritte wie zum Hinzufügen einer unsichtbaren digitalen Signatur.

Sie müssen dies so oft tun, wie Sie Unterschriften benötigen. Jetzt kann der endgültige Genehmiger die mehreren unsichtbaren Unterschriften auf dem Dokument sehen.

Wie kann ich digitale Signaturen in einem Word-Dokument anzeigen?

Das Anzeigen digitaler Signaturen in einem Microsoft Word-Dokument ist ziemlich einfach. Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie alle digitalen Signaturen in einer Word-Datei sehen möchten:

1. Sie müssen nur auf die Schaltfläche „Signaturen anzeigen“ klicken, die sich unterhalb des Word-Menübands befindet. Klicken Sie andernfalls auf die Registerkarte Datei und dann auf Info. Klicken Sie nun auf „Signaturen anzeigen“.
2. Unabhängig davon, welche Methode Sie wählen, werden Details aller digitalen Signaturen im Feld “Signaturen” angezeigt.

Wie entferne ich eine digitale Signatur?

Auch das Entfernen einer digitalen Signatur ist relativ einfach. Im Folgenden finden Sie die Schritte, um dasselbe zu tun:

1. Öffnen Sie einfach Ihr Word-Dokument und bewegen Sie den Mauszeiger über die Signaturzeile.
2. Wenn Sie eine Signaturzeile nicht sehen können, klicken Sie auf die Schaltfläche “Signaturen anzeigen” unterhalb der Word-Menübandleiste.
3. Klicken Sie nun im Feld Signaturen auf die Signatur, die Sie löschen möchten.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Signatur und wählen Sie „Signatur entfernen“. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, tippen Sie auf die Schaltfläche „Ja“.