Wenn Sie nicht genug Platz haben, um neue Nachrichten aufzunehmen, werden Sie wahrscheinlich einige wichtige Informationen verlieren. Mangel an freiem Speicherplatz kann auch zu anderen Problemen führen, z. B. wenn Ihr Microsoft Outlook-Konto sehr langsam läuft.
Außerdem können Ihre E-Mail-Funktionen wie das Senden und Empfangen von E-Mails etwas komisch werden. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie versuchen, die Größe Ihres Outlook-Posteingangs zu überprüfen, und Sie werden möglicherweise schockiert feststellen, wie voll er ist.
Die meisten E-Mail-Anbieter bieten Ihnen viel Speicherplatz, aber Ihre Nachrichten können sich im Laufe der Zeit ansammeln und Ihr Konto aufblähen. In diesem Fall kann das Archivieren einiger Ordner sehr nützlich sein, um Speicherplatz freizugeben.
Beim Archivieren Ihrer E-Mails werden die Nachrichten in Ihrem Posteingang von Ihrem E-Mail-Server in einen Archivordner auf Ihrem lokalen Computer verschoben. Dies gibt Speicherplatz frei und ist äußerst wichtig für alle Outlook-Benutzer, die Benachrichtigungen erhalten haben, in denen sie aufgefordert wurden, Speicherplatz freizugeben, weil sie ihr E-Mail-Speicherlimit überschritten haben.
Microsoft Outlook verfügt über eine Archivierungsfunktion, mit der Sie Ihre E-Mails, Notizen und sogar Kalendererinnerungen in einem externen Ordner archivieren können. Dadurch werden Ihre E-Mail-Funktionen optimiert und Ihr Outlook effektiv optimiert.
Der Outlook-Archiver kann also auf zwei Arten ausgeführt werden:
- Outlook AutoArchive: Dadurch werden E-Mails automatisch nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan archiviert.
- Manuelle Archivierung: Durch die manuelle Archivierung Ihrer E-Mails können Sie E-Mails jederzeit archivieren und nur bestimmte Ordner und Unterordner archivieren. Darüber hinaus ermöglicht es Ihnen auch, die AutoArchivierungseinstellungen zu überschreiben.
Sie können eine davon nach Ihren Wünschen auswählen und dieser Blog zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie dasselbe tun können.
Was sind archivierte Outlook-Dateien?
Archivierte Outlook-Dateien oder -Ordner sind E-Mails, Notizen, Aufgaben oder andere Informationen, die nach einem bestimmten Alter oder Zeitraum aus Ihrem Outlook-Posteingang in eine externe Datei (.pst-Datei) verschoben werden. PST-Dateien sind die Abkürzung für Personal Store-Dateien und werden auf Ihrer lokalen Festplatte gespeichert. Sie können sie jederzeit über Ihre E-Mail öffnen, um den archivierten Outlook-Inhalt zu überprüfen.
Outlook-Ordner automatisch archivieren
Anstatt die Archiveinstellungen von Outlook manuell zu konfigurieren, können Sie auch die AutoArchivierungsfunktion verwenden. Außerdem kann diese Funktion für einige Outlook-Ordner standardmäßig aktiviert sein. Elemente in Outlook, die ein bestimmtes Alter überschreiten, werden automatisch in eine PST-Datei verschoben oder archiviert.
Darüber hinaus erstellt die Standardeinstellung die PST-Datei an dem unten angegebenen Speicherort:
C:\Benutzer\\AppData\Local\MicrosoftOutlook
Die angegebene Tabelle enthält alle Ordner, für die die Outlook-AutoArchivierung standardmäßig aktiviert ist, zusammen mit ihrer typischen Alterungszeit:
| Mappe | Reifezeit (in Monaten) |
|---|---|
| Inhalt des Posteingangs und Nachrichtenentwürfe | 6 |
| Ausgehend | 3 |
| Journaleinträge | 6 |
| Aufgaben | 6 |
| Zeitung | 6 |
| Gesendeten Nachrichten | 2 |
| Gelöschte Nachrichten | 2 |
| Anmerkungen | 6 |
Wie archiviere ich E-Mails in Outlook 2007 und 2016?
Hier sind die Schritte zum Aktivieren der Archivierung für Outlook 2007 und 2016:
Ordner archivieren in Outlook 2016:
Schritt 1: Klicken Sie in Outlook auf das Menü „Datei“ und gehen Sie dann zu „Info“ -> „Bereinigungstools“ -> „Bereinigung der alten Ära“.
Schritt 2: Wählen Sie „Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren“. Klicken Sie auf die Ordner, die Sie archivieren möchten.
Schritt 3: Geben Sie nun unter der Option „Elemente archivieren älter als“ ein Datum ein
Schritt 4: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Elemente nicht automatisch archivieren“, wenn Sie sie nicht automatisch archivieren möchten.
Schritt 5: Wählen Sie den Ort aus, an dem Sie die archivierten Daten speichern möchten, und klicken Sie auf „OK“.
Ordner in Outlook 2007 archivieren:
Schritt 1: Gehen Sie zum Menü „Datei“ und klicken Sie auf „Archivieren“
Schritt 2: Klicken Sie auf das Optionsfeld neben „Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren“ und geben Sie ein Datum in den Abschnitt „Elemente archivieren, die älter sind als“ ein.
Schritt 3: Klicken Sie unter der Option „Datei“ auf „Durchsuchen“. Und schlagen Sie einen neuen Speicherort, eine neue Datei oder einen neuen Ordner vor, wenn Sie den Standardspeicherort nicht verwenden möchten.
Schritt 4: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Elemente einbeziehen, die nicht automatisch archiviert wurden“. Sie können dies tun, um die Ordnereinstellungen zu überschreiben, die nicht automatisch archiviert werden.
Schritt 5: Klicken Sie abschließend auf „OK“
Wie deaktiviere ich die Outlook-Postfachbereinigung?
Möglicherweise befürchten Sie, einige alte Elemente zu verlieren, da die AutoArchivierungseinstellung automatisch ältere Elemente löscht und einige in einen Archivordner verschiebt. Sie können dies also verhindern, indem Sie die Bereinigungsfunktion entweder für alle Ordner oder für einige Ordner deaktivieren. Hier ist wie:
Deaktivieren Sie die automatische Bereinigung für einen einzelnen Ordner:
Schritt 1: Öffnen Sie Ihr Outlook-Konto und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie nicht automatisch archivieren möchten.
Schritt 2. Wählen Sie „Eigenschaften“ aus dem Dropdown-Menü.
Schritt 3: Klicken Sie nun auf „Elemente in diesem Ordner nicht archivieren“ und dann auf „Übernehmen“.
Schritt 4: Um das Popup-Fenster zu schließen, klicken Sie auf „OK“.
Deaktivieren Sie die Einstellungen für die automatische Bereinigung für alle Ordner:
Wenn Sie die AutoArchivierungsfunktion für keinen Ordner verwenden möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus, um sie zu deaktivieren:
Schritt 1: Öffnen Sie Outlook auf Ihrem Computer und besuchen Sie die Registerkarte Datei.
Schritt 2: Gehen Sie zur linken Seitenleiste und klicken Sie auf „Optionen“. Ein neues Fenster wird geöffnet.
Schritt 3: Besuchen Sie den Abschnitt Erweitert und klicken Sie auf die Option AutoArchivierungseinstellungen unter der Überschrift AutoArchivierung.
Schritt 4: Deaktivieren Sie „Auto-Archivierung alle x Tage ausführen“, um die Auto-Archivierungsfunktion zu deaktivieren.
Andernfalls könnten Sie einfach die Standardeinstellungen für die AutoArchivierung nach Ihren Wünschen anpassen. Sie können den Standardzeitraum für Outlook-AutoArchivierungselemente anpassen. Sie können auch einstellen, ob alte Outlook-Elemente archiviert oder dauerhaft gelöscht werden sollen, sobald die Alterungszeit abgelaufen ist.
Wie archiviere ich Outlook-Ordner manuell?
Wenn Sie nicht alles in Ihrem Postfach archivieren möchten, können Sie die zu archivierenden manuell auswählen. Hier sind die Schritte zum manuellen Archivieren von Outlook-Ordnern:
Schritt 1: Wählen Sie einen Ordner aus und erstellen Sie einen neuen Archivordner oder eine .pst-Datei
Sie benötigen einen lokalen Ordner oder einen .pst-Ordner, der als Speicherort für alle archivierten E-Mails und Daten aus Ihrem Posteingang dient. Um dasselbe zu tun, klicken Sie zuerst mit der rechten Maustaste in Ihrer Ordnerliste auf „Auf meinem Computer“ und dann auf „Neuer Ordner“. Benennen Sie es schließlich so etwas wie „Archivierte E-Mails“, damit Sie später erkennen können, wofür es verwendet wird.
Schritt 2: Legen Sie Ihre Einstellungen für die automatische Archivierung fest
Gehen Sie zu Tools und klicken Sie dann auf Regeln. Klicken Sie im Bereich „Auf meinem Computer“ auf „Exchange“ und wählen Sie das „+“-Zeichen unten im Fenster aus.
Schritt 3: Legen Sie den Zeitraum für die Nachrichten fest, die Sie archivieren möchten
Gehen Sie zum Menü „Wenn eine neue Nachricht eintrifft“ und klicken Sie auf „Empfangsdatum“. Ändern Sie es auf die empfohlene Dauer von 120 bis 180 Tagen. Gehen Sie dann zum Abschnitt „Gehen Sie folgendermaßen vor“ und ändern Sie ihn in „Nachricht verschieben + archivierte E-Mail“.
Klicken Sie auf „Aktiviert“ und dann auf „OK“. In einigen älteren Versionen von Microsoft Outlook benötigen Sie möglicherweise andere Schritte, die wie folgt aussehen: Extras -> Optionen -> Andere -> AutoArchivierung.
Schritt 4: Wenden Sie die neue Archivierungsregel auf die zu archivierenden E-Mail-Ordner an
Wählen Sie den E-Mail-Ordner aus, den Sie archivieren möchten, klicken Sie auf „Nachrichten“ und dann auf „Regeln“ und stellen Sie die Option „AutoArchivierung“ auf 180 Tage ein (empfohlen). Machen Sie dasselbe für jeden E-Mail-Ordner, dessen Daten Sie archivieren möchten, und warten Sie dann, bis Ihr Outlook-Postfach neu organisiert ist.
Schritt 5: Greifen Sie auf Ihre archivierten Nachrichten zu
Navigieren Sie einfach zur linken Spalte der Ordner oder gehen Sie zur Liste der .pst-Dateien, die Sie zusammen mit all Ihren anderen E-Mail-Ordnern auf Ihrem Computer haben.
Abschließende Gedanken
Einige Microsoft Exchange-Server erlauben möglicherweise aufgrund der E-Mail-Aufbewahrungsspezifikationen der Organisation nicht, dass Sie Elemente archivieren. Daher sollten Sie die Richtlinien des Unternehmens anders verstehen, da Sie möglicherweise unbeabsichtigt gegen die Regeln verstoßen haben oder riskieren, Daten zu verlieren.
Und das ist alles von unserer Seite zur E-Mail-Archivierung in Microsoft Outlook. Wir hoffen, dass Sie Ihre Zweifel ausgeräumt haben und Outlook-E-Mails gemäß Ihren Anforderungen archivieren konnten.
